Veränderungen in langsam verlaufenden Prozessen sind ohne Langzeitaufzeichnungen schwer zu verstehen. Wir Menschen tendieren dazu uns an Bruchstücke zu erinnern und geben dabei jüngeren Ereignissen oft den Vorzug. So etwas wie eine Trendanalyse fällt uns mehr und wenn es um viele Daten geht, haben wir Schwierigkeiten diese jeweils in Gänze parat zu haben.
Ein Hilfsmittel in Kombination mit z.B. einer Wertstromanalyse kann das Führen eines Team-Tagebuches sein. Die einfachste Form wäre eine sequentielle textuelle Aufzeichnung. Diese aber macht die Auswertung schwierig, weil dazu sehr viel Text sequentiell gelesen werden muß. Leichter auszuwerten ist eine Tabelle, deren Inhalt automatisiert ausgewertet werden kann.
Das Tagebuch kann von jedem geschrieben werden, der kontinuierlich mit dem Team zu tun hat. Entscheidend ist, daß es möglichst wenige Lücken in der Aufzeichnung gibt und alle wesentlichen Informationen festgehalten werden.
Zu beachten ist allerdings, daß durch die Aufzeichnung und die Rolle des Schreibers nicht der Eindruck einer Überwachung der Team-Mitglieder entsteht.
Prinzipiell ist das Tagebuch für alle Team-Mitglieder jederzeit einsehbar. Ohne explizites Einverständnis aller Team-Mitglieder sollte das Tagebuch aber nicht außerhalb des Teams zugänglich gemacht werden.
Die Auswertung erfolgt durch eine Person, die mit der Verbesserung der Fähigkeiten des Teams betraut ist und dient zur Vorbereitung und Überprüfung von Maßnahmen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Teams.